La logistique print management au service de vos campagnes marketing - U'rself

La logistique print management de vos supports de communication est une étape cruciale dans la mise en place de vos campagnes marketing. Avoir recours à la logistique print management – c’est-à-dire l’externalisation de la gestion logistique de vos imprimés – est un moyen efficace de garantir que le bon support parviendra au bon endroit, au bon moment et en parfait état. Toutes les entreprises n’ont pas une expertise en interne pour gérer ces flux physiques : conditionnement, envois multi-sites, stockage des PLV… En confiant cette tâche à un partenaire spécialiste, vous gagnez en sérénité et en efficacité. L’expertise et le savoir-faire d’un logisticien dédié assurent la réussite de vos opérations marketing, en coordonnant chaque étape depuis l’impression jusqu’à la livraison finale.

Qu’est-ce que la logistique print management ?

D’une manière générale, la logistique représente l’ensemble des moyens mis en œuvre pour acheminer des produits depuis un point d’origine jusqu’au destinataire, de façon optimale (minimiser les délais, les coûts, le nombre de mouvements). Appliquée au domaine de l’impression – ce qu’on appelle le print management – la logistique consiste à gérer la réception, le stockage, le kitting et l’envoi de vos supports de communication imprimés . Autrement dit, c’est l’organisation de toute la chaîne physique de vos supports une fois qu’ils sortent de l’imprimerie.

Certains prestataires, comme U’rself, ont développé cette double compétence impression + logistique, ce qui permet aux annonceurs de s’appuyer sur un interlocuteur unique pour fabriquer les supports et les acheminer. Pour une entreprise, cela représente un gain de temps et de simplicité : plutôt que de jongler entre l’imprimeur d’un côté et un transporteur ou un service postal de l’autre, tout est pris en charge par un seul partenaire. De plus, la logistique print management est un métier nécessitant beaucoup d’expertise (coordonner des centaines d’envois, optimiser les conditionnements, gérer des stocks de supports, etc.), son externalisation à un spécialiste permet de gagner du temps et de l’argent . Les campagnes marketing sont ainsi sécurisées : en prenant en charge la réception des imprimés sortant de l’usine, leur reconditionnement éventuel et leur expédition vers vos points de vente, un logisticien garantit que chaque élément arrivera à bon port selon le calendrier prévu.

En résumé, la logistique print management s’occupe de tout le flux physique de vos supports, là où le print management classique s’occupait du flux de production. L’ajout de cette brique logistique print management complète la chaîne, pour vous offrir un service de bout en bout.

Les étapes clés de la logistique print management

Assurer la logistique print management de supports de communication requiert de suivre un processus rigoureux, afin que l’action marketing se déroule parfaitement jusqu’au bout. Voici les grandes étapes généralement mises en œuvre :

Écoute et planification du projet – Tout commence par une phase d’analyse des besoins. Le logisticien, en lien avec le client (service marketing, direction communication…), va recenser tous les éléments de la campagne : quels supports doivent être envoyés ? En quelles quantités ? À quelles adresses (liste des points de vente participants, par exemple) ? Sous quel délai (date de début de l’opération, durée) ? Y a-t-il des contraintes spécifiques (produits fragiles, kitage particulier, livraison sur rendez-vous…) ? Cette écoute attentive permet de définir un cahier des charges logistique print management précis. On planifie alors les ressources nécessaires : surface de stockage, matériel de conditionnement, transporteurs à mobiliser, etc. Une bonne planification en amont est primordiale pour éviter les imprévus en cours de route .
Préparation des commandes print – Une fois les besoins établis, le logisticien prépare la gestion des commandes à venir. Il va analyser la nature des supports et du matériel à manipuler. Par exemple, s’il s’agit de posters, de présentoirs PLV volumineux, de lots d’échantillons à inclure, il anticipe les contenants adéquats (taille des cartons, tubes d’expédition pour affiches roulées, palettes si nécessaire) et le conditionnement optimal (regroupement par destination, protection interne, etc.) . En parallèle, il établit un budget logistique print management qui est présenté au client, ainsi qu’un rétroplanning détaillant chaque étape (réception des imprimés de l’usine le JJ, début des envois le JJ+1, livraisons échelonnées jusqu’au JJ+X, etc.). Cette étape de préparation est essentielle pour que tout soit prêt lorsque les supports imprimés arriveront du lieu de production.
Réception des supports imprimés – Après leur fabrication chez l’imprimeur, les supports sont livrés à l’entrepôt logistique. Le logisticien procède alors à une vérification minutieuse de la marchandise reçue : contrôle de la quantité (chaque référence d’imprimé, chaque boîte, chaque palette est comptée) et contrôle visuel de l’état (s’assurer qu’il n’y a pas de dégâts, d’imprimés manquants ou de défauts apparents) . Un rapport de réception est généralement établi. Si tout est conforme, on passe à la suite. En cas d’anomalie – par exemple s’il manque 2 cartons par rapport à la commande initiale, ou si des affiches sont abîmées – le logisticien en informe immédiatement l’entreprise cliente et l’imprimeur afin de trouver une solution (réimpression express des manquants, etc.). Rien n’est laissé au hasard : on ne commence pas l’expédition tant qu’on n’est pas sûr d’avoir tous les éléments en bon état. Cette étape garantit la fiabilité de l’opération.
Gestion du stockage – Selon le calendrier de la campagne, il est possible que les différents supports n’arrivent pas en une seule fois, ou qu’ils doivent être stockés temporairement avant d’être expédiés. La logistique print management inclut donc un service de stockage sécurisé des imprimés . Les supports reçus sont entreposés dans une zone dédiée de l’entrepôt, à l’abri de l’humidité et classés par référence. Si tous les produits n’arrivent pas en même temps (par exemple des brochures livrées semaine 1, des objets promotionnels semaine 2), le logisticien attend d’avoir tout le kit pour chaque destination. Il peut mettre en place un système de picking quotidien : chaque jour, il prélève dans le stock central les éléments nécessaires aux commandes à expédier ce jour-là. L’externalisation du stockage garantit une grande réactivité : dès qu’un point de vente commande un réassort ou que la date d’envoi arrive, le logisticien a tout sous la main pour préparer le colis immédiatement. L’entreprise cliente n’a pas à mobiliser de place dans ses locaux pour stocker des palettes de PLV ni à gérer le suivi des lots : tout est centralisé chez le prestataire.
Conditionnement des supports – Une fois les commandes prêtes à partir, vient l’étape du conditionnement (ou “kitting”). Il s’agit d’assembler les différents supports destinés à une même adresse ou un même kit dans un emballage approprié. Le conditionnement sert d’abord à protéger les supports durant le transport. On emballe sous film plastique, on ajoute des renforts cartonnés pour éviter les pliures, etc. Par exemple, on peut mettre sous film les affiches par lot de 10, puis les placer dans un tube postal, lui-même dans un carton avec les autres éléments du kit. Le second rôle du conditionnement est de regrouper l’ensemble de la marchandise destinée à un point de vente. Souvent, pour plus de praticité, on constitue un kit unique par magasin qui contient tous les supports nécessaires à l’opération (ex : un kit “Soldes” avec 2 affiches vitrine, 50 affichettes rayon, 1000 flyers, 1 kakémono). Ainsi, le responsable de magasin reçoit un seul colis avec tout dedans, plutôt que plusieurs paquets épars . Cela évite les pertes et facilite l’installation : pas de risque d’avoir les affiches qui arrivent un jour et les kakémonos le lendemain – tout est ensemble. Ce confort logistique print management est très apprécié des franchisés ou des équipes terrain : ils n’ont qu’à ouvrir le kit et déployer la PLV selon les instructions, sans se soucier de chercher tel ou tel élément manquant. Le logisticien apporte donc une vraie valeur ajoutée en préparant soigneusement ces colis multi-produits. Chaque carton est étiqueté avec l’adresse du destinataire, un contenu détaillé si besoin, et prêt à l’expédition.
Gestion de l’expédition – Vient ensuite le moment d’expédier les colis vers leurs destinataires finaux (magasins, commerciaux, partenaires…). Le logisticien choisit le mode de transport le plus adapté en fonction du volume et de la destination : transporteur privé (messagerie, affrètement) pour des envois volumineux ou nombreux, Colissimo/chronopost pour des colis individuels, coursier local pour des envois urgents sur une zone proche, etc. Il optimise les délais de livraison en s’assurant par exemple d’expédier suffisamment tôt pour les destinations lointaines, tout en évitant des coûts d’express inutiles pour les plus proches. La mise à jour des adresses est un point crucial : il vérifie que la base d’adresses fournie par l’entreprise cliente est à jour et complète (code porte, étage, contact téléphonique si livraison sur rendez-vous…) . Une base à jour, c’est du temps et de l’argent gagné en évitant les retours de colis à l’expéditeur pour “adresse inconnue”. Le logisticien fournit souvent un échéancier : par exemple, “tous les kits seront expédiés le 5 du mois pour une réception entre le 6 et le 8”. Dans le cas d’une opération marketing datée (ex : lancement national le 10 du mois), il fera en sorte que chaque point de vente soit livré avant la date J – car un support livré en retard, une fois la promo passée, ne sert plus à rien . Le respect du timing est donc capital. À cette étape, tout est mis en œuvre pour éviter le moindre couac : choix d’un emballage solide, double vérification de l’étiquetage colis, suivi auprès du transporteur.
Suivi des envois et bilan – La dernière étape consiste à suivre la bonne réception de tous les envois. Le logisticien surveille les statuts de livraison via les outils des transporteurs (tracking colis) et peut intervenir en cas de problème (colis en instance, destinataire absent, etc.). Une fois l’opération terminée, il fournit un reporting au client : par exemple une liste de tous les envois avec leur date de livraison effective, ou un état des stocks restants. Ce bilan permet de vérifier que chaque point de vente a bien reçu ce qu’il devait. En parallèle, les informations collectées (retards éventuels, adresses obsolètes, quantités réellement utilisées) serviront à mettre à jour la base de données et à améliorer encore le processus pour la prochaine campagne . Le logisticien peut proposer des services additionnels comme l’actualisation des bases d’adresses (nettoyage des doublons, corrections) ou la gestion des retours (récupérer d’éventuels supports non utilisés ou des colis refusés). L’idée est d’avoir une vision complète de la chaîne logistique print management et d’en tirer des enseignements pour toujours gagner en efficacité.

En suivant ces étapes dans le bon ordre, la logistique print management garantit que votre magnifique PLV ou vos supports promotionnels fraîchement imprimés arrivent bien en magasin, en temps voulu et en parfait état. C’est le maillon final qui assure que l’investissement marketing se concrétise sur le terrain.

U’rself gère la logistique print management pour vous

Dans le cadre de notre offre de print management global, U’rself propose à ses clients de prendre en charge toute la logistique de leurs supports de communication. Concrètement, lorsque vous nous confiez une campagne print, non seulement nous pilotons l’impression auprès de nos partenaires imprimeurs, mais nous pouvons également coordonner la réception, le stockage, le conditionnement et l’expédition de ces supports jusqu’à vos points de vente. Nous faisons appel à nos partenaires de confiance dans les domaines de l’imprimerie et de la logistique print management pour vous offrir un service complet de grande qualité et au meilleur coût .

Comment cela se traduit-il ? Dès la phase de planification, nous intégrons les contraintes logistiques à votre projet. Nous définissons avec vous les quantités par destination, les éventuels kits, et élaborons un rétroplanning précis. Notre équipe logistique print management veille à respecter scrupuleusement votre cahier des charges : dates de livraison impératives, ordre de déploiement, conditionnements spécifiques (par exemple, envoyer un kit VIP supplémentaire à tel magasin pilote)… tout est noté et suivi à la lettre . Grâce à la relation de confiance que nous entretenons avec nos partenaires transporteurs, nous pouvons vous garantir des livraisons fiables, suivies et rapides, y compris pour des demandes complexes (livraisons multi-points synchronisées, envoi international, etc.).

En choisissant U’rself, vous bénéficiez également de notre réseau diversifié. Selon vos besoins, nous sélectionnons les prestataires logistiques les plus performants (transporteurs nationaux, spécialistes du dernier kilomètre, etc.) pour y répondre au mieux . Nous privilégions l’efficacité et la compétitivité : nos volumes traités nous permettent de négocier des tarifs avantageux dont vous bénéficiez directement. Au final, vous avez l’assurance que vos campagnes marketing seront gérées de l’impression jusqu’à la livraison en point de vente, sans rupture. Vous pouvez vous concentrer sur le message et la création, nous nous chargeons du parcours physique de vos supports.

Besoin d’un partenaire de confiance pour orchestrer la logistique de vos prochaines campagnes print ? Notre équipe U’rself est à votre disposition pour mettre en œuvre tous les moyens nécessaires à la réalisation de vos projets, dans les meilleures conditions de fiabilité et de rapidité. Du tirage des affiches jusqu’à leur pose en magasin, nous faisons en sorte que vos idées prennent vie partout sur le terrain, sans souci logistique pour vous. Le print management couplé à la logistique, c’est l’assurance d’une communication efficace et sans accroc !